实验耗材管理服务信息系统登录方法

方法一：进入学校信息服务门户，“点击资产管理服务信息系统（耗材）”，选择实验耗材进入。

方法二：通过网址登录https://syhc.sdu.edu.cn

第一部分  实验耗材论证

一、价格在10万元（含）以上、20万元（不含）以下的实验耗材，需准备询价记录表，三家供货商报价材料。采购小组（三人及以上）根据耗材规格、质量、报价等综合因素确定一家更符合采购人需求的供货商，并详细说明选定原因，形成论证意见。询价记录表经项目负责人签字学院盖章后，连同三家供应商盖章的报价材料一起上传实验耗材管理系统。

二、批量20万元（含）以上的实验耗材，由使用单位组织论证，形成论证报告，参与论证人员不少于三人；论证报告经项目负责人签字学院盖章后上传实验耗材管理系统。经审核通过后再提交招标管理系统进行招标采购。

第二部分  实验耗材采购

一、采购方式选择

二、采购流程

1.线上采购

采购流程

在商城搜索商品——加入购物车——提交订单——非管控品普通到货页面进行确认到货（管控品需进行相应审批，在审批到货页面进行确认到货）——生成结账单页面选择经费号——2万元以上上传附件（合同和验收单）——结账处理页面打印结账单（作为入账报销依据之一）——报销结束后点击确认结账。

审批流程

管制类化学品：通过实验室安全管理与服务平台采购。

有毒气体二级审批：经费负责人—院级管理员。

危险化学品和其他实验气体一级审批：经费负责人。

危险化学品和实验气体，若线上平台无该商品，供货商也无法销售，可自行联系供货商，进行特殊物品采购申请（需提交特殊材料采购管理责任书和供应商承诺书，第一次在此供应商采购的还需要提供供应商的相关资质材料如营业执照、危化品经营许可证等）。

2.线下采购

采购流程

（1）单价＜0.1万元且总金额＜2万元非试剂类耗材可自行购买报销，无需走实验耗材管理服务系统登记。化学类试剂，生物类试剂，贵重金属，动物，化肥等需通过实验耗材管理服务系统登记。

（2）2万元（含）以上实验耗材及试剂：需通过实验耗材管理服务系统提交，填写供货商信息，产品信息等必填项，选择经费号和收货地址。

实验室管理中心——订单管理——线下采购——录入购买信息——等待审核完成——审批到货页面点击确认到货——2万元以上结账处理页面上传附件（合同和验收单）——结账处理页面打印结账单进行报销——结账报销后点击确认结账。

（3）10万元（含）以上、20万元（不含）以下

上传询价记录表及三家供货商报价单，填写供货商信息，产品信息等必填项，选择经费号和收货地址。

（4）20万元（含）以上

上传论证报告，填写产品信息等必填项，选择经费号和收货地址。填写技术指标，商务条款等信息。实验耗材系统完成审核流程后，需提交招标管理系统进行招标。

实验室管理中心——订单管理——大额采购——提交采购申请——逐级审批——审批到货页面点击确认到货——结账处理页面上传附件（合同和验收单）——结账处理页面打印结账单进行报销——结账报销后点击确认结账。

审批流程

根据采购金额逐级审批，经费负责人—学院分管领导—资实部实验室技术安全办公室—资实部分管副部长（20万元及以上）—资实部部长（50万元及以上）—分管校长（200万元及以上）。

3.合同签署

系统自动生成学校签字盖章的合同，供应商线下签字盖章填写日期后上传。

注：合同时间不得晚于验收单时间

三、采购限制

1.线下采购产品分类选择化学试剂时，CAS号为必填项。

2.课题组当前危化品的库存量小于等于上一次采购量的20%可以采购。点击提交订单的时候，提交不成功，需前往“使用台账”页面填写使用量。

第三部分  实验耗材验收

一、实验耗材到货后，检查外包装及耗材的状况，清点品种和数量。商品无问题后点击确认到货。

二、2万元以上结账处理页面上传验收表

填写商品信息、供货商信息——外观检查——质量验收——验证结论——签字盖章（至少两人签字，并盖学院章）——填写验收日期

第四部分  借款及报销

一、在到货管理-审批到货（或统计分析—结账查询）页面打印采购申请审批单（可选择时间范围）。

注：根据《山东大学经费报销管理办法》（山大财字〔2019〕28号），所有化学类试剂、生物类试剂、贵重金属、动物、化肥等实验耗材以及单价1000元（含）或批量2万元（含）以上的其他实验耗材，借款时须提供“山东大学实验耗材采购申请单”。

二、在结账管理—结账处理（或统计分析—结账查询）页面点击打印结账单，凭结账单和发票去财务报销，2万元以上还需附合同。

注：根据《山东大学经费报销管理办法》（山大财字〔2019〕28号），所有化学类试剂，生物类试剂，贵重金属，动物，化肥等实验耗材以价格及单价1000元（含）或批量2万元（含）以上的其他实验耗材，报销时须提供“山东大学实验耗材采购结账单”。

相关材料模板 

       特殊材料采购管理责任书(线下采购).pdf

       供应商承诺书（线下采购）.pdf

        山东大学10-20万耗材自行采购询价记录表.doc

        山东大学20万以上(含20万)耗材论证报告.doc

        山东大学耗材验收表.docx